1 Bối cảnh & mục tiêu
Tổng quan khảo sát
Mục tiêu
Hiểu đầy đủ nghiệp vụ Sales để thiết kế module quản lý task, giao việc, theo dõi và báo cáo trong hệ thống XP Yards.
Đối tượng khảo sát
- Sales Manager / Team Lead
- Sales Executive / BD
- Sales Admin / Coordinator
- C-level (nhận báo cáo)
Phạm vi
- Loại task Sales phát sinh
- Quy trình giao & nhận việc
- Cơ chế theo dõi tiến độ
- Nhu cầu báo cáo & dashboard
2 Loại task Sales
Phân loại công việc của team Sales
Lead Generation
- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
- Research thị trường / đối thủ
- Enrich thông tin contact
- Qualify lead (BANT / MEDDIC)
Outreach & Contact
- Cold call / warm call
- Gửi email / LinkedIn
- Follow-up sau event
- Schedule meeting
Meeting & Demo
- Chuẩn bị tài liệu gặp gỡ
- Tổ chức / tham gia meeting
- Demo sản phẩm / giải pháp
- Ghi biên bản, action items
Proposal & Quotation
- Soạn đề xuất giải pháp
- Lập báo giá / hợp đồng
- Review & approve nội bộ
- Gửi và theo dõi phản hồi
Negotiation & Closing
- Đàm phán điều khoản
- Xử lý objection
- Ký hợp đồng
- Handover sang team delivery
After-sales & Upsell
- Check-in định kỳ khách hàng
- Thu thập feedback
- Upsell / cross-sell cơ hội mới
- Gia hạn hợp đồng
Reporting & Admin
- Cập nhật CRM / pipeline
- Tổng hợp KPI tuần / tháng
- Chuẩn bị báo cáo cho quản lý
- Tham gia họp team Sales
Event & Campaign
- Chuẩn bị / tham gia hội chợ, event
- Chạy email campaign
- Phối hợp Marketing
- Thu thập lead từ event
| Loại task | Tần suất | Người thực hiện | Phụ thuộc | Cần hệ thống hỗ trợ? |
|---|---|---|---|---|
| Lead Generation | Hằng ngày | Sales Exec / BD | Nguồn data, LinkedIn, website | Cần tích hợp |
| Outreach / Follow-up | Hằng ngày | Sales Exec | Lead list, template email | Cần reminder, log |
| Meeting / Demo | Vài lần/tuần | Sales Exec + Manager | Calendar, tài liệu chuẩn bị | Cần checklist |
| Proposal / Quotation | Vài lần/tuần | Sales + Pre-sales | Yêu cầu KH, template | Cần review flow |
| Negotiation / Closing | Không thường xuyên | Sales Manager + Exec | Hợp đồng, phê duyệt | Cần approval chain |
| After-sales / Upsell | Hằng tuần | Sales Exec / AM | Lịch sử deal | Cần lịch nhắc |
| Reporting / Admin | Hằng ngày / tuần | Sales Exec + Manager | Data pipeline, CRM | Cần auto-report |
| Event / Campaign | Theo kế hoạch | Sales Team + Marketing | Ngân sách, lịch | Cần task campaign |
3 Quy trình giao việc
Cách task được tạo ra & phân công
1
Nguồn phát sinh task
Task có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau: kế hoạch bán hàng tháng/quý, phản hồi từ khách hàng, cơ hội phát sinh từ event, chỉ đạo từ Manager, hoặc tự phát sinh trong quá trình theo dõi deal.
Sales Manager (chỉ đạo)
Sales Exec (tự tạo)
CRM trigger
Khách hàng phản hồi
2
Tạo & mô tả task
Manager hoặc Exec tạo task với đủ thông tin: tên task, loại (theo phân loại), khách hàng/lead liên quan, deadline, mức ưu tiên, tài liệu đính kèm. Nếu task lớn, chia thành subtask.
Người tạo: Manager / Exec
Thông tin bắt buộc: tên, deadline, priority
3
Phân công (Assign)
Manager assign task cho Sales Exec dựa trên năng lực, vùng phụ trách, workload hiện tại. Một task có thể assign cho nhiều người (collaborative) hoặc 1 người chịu trách nhiệm chính (owner) với người hỗ trợ.
Owner: 1 người chịu trách nhiệm
Collaborator: tham gia hỗ trợ
Watcher: theo dõi không làm
4
Xác nhận & lên kế hoạch
Người được assign xác nhận nhận task, có thể đặt câu hỏi / đề xuất điều chỉnh deadline nếu không hợp lý. Manager confirm hoặc thương lượng lại.
Exec: confirm hoặc negotiate
Manager: approve điều chỉnh
5
Thực hiện & cập nhật
Exec thực hiện task, cập nhật tiến độ (%, trạng thái, ghi chú hoạt động), log các tương tác với khách hàng (call log, email, meeting note).
Update status: Todo → In Progress → Done
Log activity liên tục
6
Review & đóng task
Với task quan trọng (proposal, closing), Manager review output trước khi đóng. Task thông thường, Exec tự đóng và ghi kết quả. Hệ thống ghi nhận outcome (won / lost / pending / cancelled).
Manager review (task quan trọng)
Exec tự close (task thường)
Ghi outcome bắt buộc
| Hành động | Sales Exec | Sales Manager | Sales Admin | C-level |
|---|---|---|---|---|
| Tạo task cho bản thân | ✅ | ✅ | ✅ | — |
| Assign task cho người khác | ❌ | ✅ | ✅ (admin) | — |
| Chỉnh sửa task đang làm | ✅ (của mình) | ✅ (tất cả) | ✅ | — |
| Xóa task | ❌ | ✅ | ✅ | — |
| Approve / reject task output | ❌ | ✅ | ❌ | — |
| Xem tất cả task team | ❌ (chỉ của mình) | ✅ | ✅ | ✅ (xem) |
| Export báo cáo | Chỉ của mình | ✅ toàn team | ✅ | ✅ |
4 Theo dõi tiến độ
Cơ chế theo dõi task & deal
Trạng thái task
- Todo — chưa bắt đầu
- In Progress — đang thực hiện
- Waiting — chờ bên ngoài
- In Review — chờ duyệt
- Done — hoàn thành
- Cancelled — huỷ
Pipeline deal
- Prospect → Qualified
- Proposal Sent
- Negotiation
- Closed Won / Closed Lost
- % xác suất thắng theo stage
Deadline & nhắc nhở
- Alert khi gần deadline (T-1, T-3)
- Cảnh báo task overdue
- Nhắc follow-up theo lịch
- Notify khi bị assign task mới
Activity log
- Log mọi tương tác với KH
- Ghi chú cuộc gọi / email
- Đính kèm file / proposal
- Comment nội bộ giữa team
| Chỉ số cần theo dõi | Đơn vị | Người cần xem | Tần suất cập nhật |
|---|---|---|---|
| Số task hoàn thành / tổng task | Số lượng, % | Manager, Exec | Real-time |
| Task overdue (quá hạn) | Số lượng, danh sách | Manager | Hằng ngày |
| Workload theo nhân viên | Số task đang mở | Manager | Real-time |
| Tỷ lệ chuyển đổi lead → deal | % | Manager, C-level | Hằng tuần |
| Giá trị pipeline (forecast) | VND / USD | Manager, C-level | Hằng tuần |
| Win rate theo Sales | % | Manager, C-level | Hằng tháng |
| Thời gian trung bình đóng deal | Ngày | Manager | Hằng tháng |
| Số lần follow-up trước khi close | Lần | Manager | Theo deal |
5 Nhu cầu báo cáo
Các loại báo cáo cần có
Báo cáo vận hành (Operational Reports)
R-01
Báo cáo task hằng ngày — danh sách task của từng Sales Exec hôm nay: trạng thái, deadline, owner
Must
R-02
Báo cáo task overdue — tất cả task quá hạn chưa xử lý, nhóm theo người và mức độ trễ
Must
R-03
Workload heatmap — phân bố công việc theo từng Sales trong tuần / tháng để cân bằng tải
Should
R-04
Activity log theo khách hàng — toàn bộ lịch sử tương tác với 1 KH cụ thể (call, email, meeting, proposal)
Must
Báo cáo hiệu suất (Performance Reports)
R-05
KPI Sales cá nhân — số lead tiếp cận, số meeting, số proposal gửi, deal won/lost trong kỳ
Must
R-06
Bảng xếp hạng Sales — leaderboard theo doanh số / deal closed trong tháng
Should
R-07
Win / Loss analysis — phân tích nguyên nhân win/lose deal, nhóm theo sản phẩm / đối thủ / Sales
Should
R-08
Tỷ lệ chuyển đổi theo funnel stage — conversion rate từng bước pipeline
Should
Báo cáo chiến lược (Strategic Reports – cho C-level)
R-09
Pipeline forecast — dự báo doanh thu theo quý dựa trên giá trị deal x xác suất thắng theo stage
Must
R-10
Doanh thu thực tế vs target — so sánh thực tế vs kế hoạch tháng / quý / năm
Must
R-11
Phân tích nguồn lead — lead đến từ kênh nào (organic, referral, event, cold...) và hiệu quả từng kênh
Nice
R-12
Báo cáo tổng hợp tháng — PDF/Excel tự động gửi email cho quản lý đầu mỗi tháng
Should
6 Pain points hiện tại
Vấn đề team Sales đang gặp phải
Giao việc
Giao việc qua chat (Slack/Zalo) dễ bị bỏ sót, không có lịch sử. Không rõ ai đang làm gì, ai đang rảnh để nhận thêm task.
Theo dõi
Manager phải hỏi từng người để cập nhật tiến độ. Không có view tổng quan real-time. Không biết task nào sắp trễ.
Dữ liệu
Thông tin khách hàng, lịch sử liên lạc nằm rải rác trong email, spreadsheet, note cá nhân — không tập trung, không nhất quán.
Báo cáo
Mất nhiều giờ tổng hợp báo cáo cuối tuần / tháng từ nhiều nguồn. Số liệu không nhất quán giữa các Sales.
Follow-up
Quên follow-up khách hàng sau meeting / sau khi gửi proposal. Không có hệ thống nhắc nhở tự động.
Phối hợp
Khó phối hợp với team Pre-sales / Delivery khi deal vào giai đoạn proposal hoặc handover — không có workflow chung.
7 Câu hỏi khảo sát
Danh sách câu hỏi cần xác nhận với team Sales
- Hiện tại team đang dùng công cụ nào để quản lý task và deal? (Spreadsheet, Notion, CRM nào, chat?) Loại task
- Một Sales Exec trung bình xử lý bao nhiêu task đang mở cùng lúc? Task nào chiếm nhiều thời gian nhất? Loại task
- Quy trình giao task hiện tại ra sao: ai tạo, ai phân công, thông qua kênh nào, phê duyệt hay không? Giao việc
- Có trường hợp 1 task cần nhiều người cùng làm không? Nếu có, ai là người chịu trách nhiệm chính? Giao việc
- Deadline task thường do ai đặt? Manager hay Exec tự ước lượng? Có hay bị điều chỉnh không? Giao việc
- Manager hiện kiểm tra tiến độ như thế nào? Daily standup, hỏi trực tiếp, hay report định kỳ? Theo dõi
- Khi task trễ deadline, quy trình xử lý hiện tại là gì? Có escalation không? Theo dõi
- Thông tin nào về khách hàng là bắt buộc phải ghi lại sau mỗi tương tác? Ai check việc này? Theo dõi
- Các loại báo cáo nào đang làm thủ công và mất nhiều thời gian nhất? Bao lâu tổng hợp 1 lần? Báo cáo
- Báo cáo thường được gửi cho ai, dưới định dạng nào (Excel, PDF, dashboard trực tuyến)? Báo cáo
- KPI nào quan trọng nhất với Manager? với C-level? Có KPI nào đang không đo được không? Báo cáo
- Có yêu cầu tích hợp với hệ thống bên ngoài không? (Email, Google Calendar, kế toán, ERP?) Tích hợp
8 Yêu cầu sơ bộ
Danh sách yêu cầu chức năng ban đầu
Quản lý Task
F-01
Tạo task với đầy đủ trường: tên, loại, khách hàng/deal liên kết, deadline, priority, owner, collaborator, attachment
Must
F-02
Assign task cho 1 hoặc nhiều thành viên, phân biệt owner / collaborator / watcher
Must
F-03
Cập nhật trạng thái task (Todo / In Progress / Waiting / In Review / Done / Cancelled)
Must
F-04
Comment nội bộ trên task, tag người dùng, đính kèm file
Must
F-05
Subtask (task con) cho các công việc phức tạp nhiều bước
Should
F-06
Task template cho các quy trình lặp lại (ví dụ: template cho quy trình gửi proposal)
Should
Theo dõi & Notification
F-07
Notification khi được assign task, khi task sắp đến deadline (T-1, T-3), khi task được comment
Must
F-08
Dashboard cá nhân: xem task của mình hôm nay / tuần này, overdue, upcoming
Must
F-09
Dashboard Manager: xem toàn bộ task team theo người, trạng thái, deadline — filter / sort linh hoạt
Must
F-10
Lịch task (calendar view) — xem task theo ngày / tuần / tháng
Should
F-11
Activity log tự động: mọi thay đổi trạng thái, comment, assign đều được ghi lịch sử
Must
Báo cáo
F-12
Báo cáo KPI cá nhân Sales: số task, loại task, tỷ lệ hoàn thành, on-time rate
Must
F-13
Báo cáo team tổng hợp: so sánh hiệu suất giữa các Sales, workload heatmap
Must
F-14
Export báo cáo ra Excel / PDF, tùy chọn lọc theo khoảng thời gian, người, loại task
Should
F-15
Gửi báo cáo tự động qua email theo lịch (hằng tuần, hằng tháng)
Nice